Paramétrer une structure

La création de structures permet de séparer un peu plus la gestion, notamment la communication, de vos différentes activités. Même si on décide de ne pas créer plusieurs structures, on aura besoin de paramétrer la structure “par défaut”.

Il peut arriver qu'on puisse créer une nouvelle structure mais qu'on ne puisse pas y accéder à moins d'être super-utilisateur (voir Créer des utilisateurs).

• Recherche : Taper structure dans la barre de recherche
• Menus : Tableau de bord → Paramétrage → Généralité → Structure
• URL : bureau/parametrage/structures/liste

La page montre la liste des structures déjà créées.

Cliquez sur le bouton modifier (crayon) de la structure à laquelle vous avez accès (La copie d'écran montre une structure en création).

Seul le nom de la structure est obligatoire.

• Nom

• Rue
• Code postal
• Ville
• Téléphone
• Fax
• Site internet
• Email

• Adresse d'expédition
  Laisser vide n'est pas bloquant mais sera très handicapant voir Paramétrer une adresse mail
• Configuration SMS
  Laisser vide n'est pas bloquant voir Configurations SMS.

• Cochez ou non “Les familles sont autorisées à converser avec cette structure depuis la rubrique Contact du portail.”
  → Cochez si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.
• Cochez ou non “Afficher les coordonnées de la structure sur le portail.”
  → Cochez si elles sont renseignées

• Logo

Les informations saisies ici sont reprises :

• dans la page contact du portail famille (ou portail usager).
• les profils de configuration des extractions (ex. la liste des consommations, état global et nominatif des consommations, imprimer une liste d'inscrits, etc.)

(réflexions d'utilisateur en cours)

Faut-il paramétrer des structures ou tout garder dans la structure par défaut ? Comme souvent Noéthysweb nous amène à nous poser des questions dont les réponses sont propres à notre organisation. Pour les petites organisations créer des structures est sans doute superflu. Pour les grosses, cela peut avoir une utilité.

Quelles sont les utilisations des structures dans Noéthysweb ? Les structures sont utiles si vous souhaitez :

• (dés)activer la messagerie du portail pour une partie seulement des activités
• distinguer plusisuers adresses et moyens de contact
• distinguer les adresses et SMS en expédition (ex. plusieurs forfaits différents. Mais pour les adresses mail (au moins) cette distinction peut être faite ailleurs (ex. configuration de l'utilisateur par l'admin).
• limiter l'accès des utilisateurs à certaines structures → les consommations mais pas les fiches familles et leurs infos individuelles.
• Fonctions qui prennent en compte les structures :
  • les tâches récurrentes peuvent limiter leur visibilité à une ou toutes les structures
  • les modèles de documents peuvent être accessibles à une ou toutes les structures
  • messages du portail : filtrer pour une structure
  • Comptabilité : le compte, les postes analytiques, les catégories comptables, les tiers, les budgets, peuvent être attribués à toutes ou une seule structure
  • beaucoup d'autres
• Fonctions qui ne prennent pas en compte les structures :
  • Statistiques générales
  • historique du portail
  • Comptabilité : les modes de règlements sont communs aux structures (une distinction éventuelle de compte se fait au moment de la saisie du règlement : logiquement, un règlement ne peut être dirigé que vers un seul compte).

→ les structures permettent et n'obligent pas à distinguer la comptabilité.
→ les structures permettent et n'obligent pas à distinguer le compte bancaire.