Ceci est une ancienne révision du document !
Table des matières
Liste (brouillon) d'actions à mener pour entretenir la base de données
(à ranger dans une rubrique procédure ?)
Avec le temps, les changements d'intervenants, de pratiques ou les nouvelles fonctionnalités de Noéthysweb il arrive que la base devienne incohérente. Voici une liste non exhaustive d'actions à mener pour entretenir la base. Il ne s'agit que de retour d'expérience, à adapter à vos pratiques/besoins.
vérifier les saisies
Vérifier les dates de naissances des inscrits
Individus Inscriptions Liste des inscriptions à une activité paramétrer l'affichage pour afficher les colonnes qui vous intéressent (ici la date de naissance). Il vous suffit alors de parcourir la liste pour repérer les infos manquantes… et les compléter !
Problème : la liste peut être surchargée par des inscriptions obsolètes. Pour plus d'efficacité vous pouvez discriminer par un premier filtre sur la date de naissance vide et un second pertinent pour votre usage, par exemple sur la date de début ou de fin d'inscription (vide ou comprise entre deux dates).
- vérifier les quotients
solder les impayés
Si vous ne bénéficiez pas du prélèvement automatique, ni d'un service de recouvrement il y a un risque que des impayés finissent par s'accumuler. Noéthysweb permet de les solder automatiquement.
- /bureau/facturation/solder_impayes renseignez les paramètres, actualisez et cocher les comptes que vous souhaitez solder
paramètres : il est utile d'avoir un mode de règlement dédié à cette fonction (“impayé” “régulation” “dette” “créance”) et de penser à le choisir à cette étape ^-^. En fonction des principes de gestion de son organisation on peut même décider de dédier un compte bancaire à cet effet.
liste des réglements non déposés
/bureau/reglements/liste_reglements_disponibles de nombreux chèques n'ont pas été déposés. En fait ce sont des réglements générés par la fonction “solder les impayés”
liste des individus en doublon
- /bureau/individus/individus_doublons/liste
- voir ici : liste des individus en doublon
liste des individus détachés
- /bureau/individus/individus_detaches/liste
- voir ici : liste des individus détachés