Gagner du temps

Bonjour,

J'aurai voulu l'avis d'utilisateurs de Noethys pour gagner encore plus de temps.
Entre les factures et l'encaissement des règlements, nous passons encore trop de temps à cela.

Je vous explique notre structure : Garderie Périscolaire du matin et du soir (on ne gère pas la cantine).
4 employées et le reste : Parents bénévoles pour gérer les factures, règlements, relance ...
Tarif à l'heure et dégressif (sur la journée).
On badge les enfants à leur arrivée le matin et au départ le soir : mais encore trop d'oubli ... je passe presque 2h par mois à vérifier cela à corriger les prestations ... Bref c'est beaucoup mieux qu'avant mais c'est encore à améliorer.
On gère aussi l'arrivée des enfants non pas à 16h30 mais entre 17h30-17h40 après leur heure de soutien et là j'ai fait du manuel. A voir si je peux aussi paramétrer cela.
On facture le premier week-end après le dernier jour du mois.
On saisit les règlements (chèques, espèces et virements) 2 à 3 fois par mois. Et là aussi on y passe encore 4-5 heures / mois c'est lourd.

De plus pour l'année prochaine on va devoir gérer 1/2 heure de plus le soir à la garderie mais facturée à 0€ pour les parents ; bon ça avec le paramétrage, je devrais m'en sortir.

1°) Puis-je faire des factures mensuelles comme je fais aujourd'hui pour les montants > 10€ pour les montants <10€ attendre que celle-ci atteigne 10€ pour faire la facture ? Bien sur pouvoir forcer en fin d'année scolaire pour tout régulariser.
2°) Comment gérer le soutien dans mes prestations : les enfants revenant du soutien sont bien sur badgé à leur sortie mais on doit déduire 1h à la prestation pour ne pas la facturer : aujourd'hui je triche sur l'heure de fin mais c'est manuel. Avez vous des solutions ?
3°) Pour les règlements, à part passer par prélèvement avez vous d'autres solutions pour aller plus vite ?

Je ne sais pas si j'ai été assez précise mais merci d'avance pour vos retours.

Des idées j'en ai !
Tout d'abord arrêter de couper les cheveux en 4. Quel est l’intérêt de différencier les présences de 30mn et celles de 40 ? celles de 45 et celles de 60 ?
Nous avons adopté le principe du forfait. C'est tant par jour point barre.
Plus tu multiplieras les cas de figure, plus tu compliqueras le système.
Tu ne peux pas vouloir d'un côté tout millimétrer et gagner du temps.
En fait la perte de temps c'est toi qui la génères (ou celui qui te l'impose).

Pour les règlements, l'idéal c'est le prélèvement automatique SEPA mais apparemment tu l'exclus.
Nous facturons et obtenons le règlement d'une centaine de familles en environ 10mn par mois.

As-tu calculé le coût en personnel d'une gestion aussi compliquée ?

Bonjour,

Pas évident de gagner encore du temps sans compliquer davantage. C'est le risque...

1°) Puis-je faire des factures mensuelles comme je fais aujourd'hui pour les montants > 10€ pour les montants <10€ attendre que celle-ci atteigne 10€ pour faire la facture ? Bien sur pouvoir forcer en fin d'année scolaire pour tout régulariser.

Je me dis que tu peux décocher lors de la génération des factures celles qui ont un montant inférieur à 10 Euros (Juste avant la génération). Mais attention, prenons un exemple : tu viens de générer les factures de Janvier. A la fin février, tu devras également générer des factures janvier-Février pour facturer les prestations qui n'ont pas encore facturées le mois précédent. Ca me paraît compliquer davantage plutôt que de simplifier...

2°) Comment gérer le soutien dans mes prestations : les enfants revenant du soutien sont bien sur badgé à leur sortie mais on doit déduire 1h à la prestation pour ne pas la facturer : aujourd'hui je triche sur l'heure de fin mais c'est manuel. Avez vous des solutions ?

Là, je ne suis pas sûr d'avoir bien compris. Tu peux peut-être créer une unité de consommation "SOUTIEN" qui permettra d'appliquer un tarif moins élevé pour ceux qui fréquentent celui-ci ?

3°) Pour les règlements, à part passer par prélèvement avez vous d'autres solutions pour aller plus vite ?

Non pas d'autres d'idées. Je suis également bien placé pour savoir que c'est du boulot. Mais je ne vois pas comment éviter cela. A part la gratuité...

Bon week-end,

Ivan