Gestion des activités pour les rythmes scolaires

Bonjour à tous,

Nous allons utiliser Noethys pour gérer les inscriptions à nos activités liées aux rythmes scolaires.
Je me permets ainsi de poster pour valider notre paramétrage des activités.

Les parents vont inscrire leur(s) enfant(s) sur une ou plusieurs périodes (de 1 à 5).
Le service jeunesse municipal va ensuite, en fonction de l'âge de l'enfant (maternelle ou primaire), affecter le ou les enfants à des activités pour chaque période.
Pour chaque période, les enfants des écoles maternelles participeront à 6 activités différentes, soit le mardi et/ou le vendredi. Les enfants des écoles primaires participeront, eux, à 8 activités, soit le mardi et/ou le vendredi.


Nous cherchons à organiser au mieux notre arborescence et nous avons, je pense, 2 possibilités :

1. Créer 5 activités pour les 5 périodes et créer des regroupement d'activités (6 pour les maternelles et 8 pour les primaires). A cela , on rajoute des groupes pour les mardi et vendredi. Le nombre maximum d'inscrits n'est donc pas sur le type d'activité (regroupement d'activités) mais sur la période. Avantage de cette méthode : le gestionnaire municipal inscrit facilement un enfant sur une période. Inconvénient : on peut gérer les inscriptions en masse sur une période, mais on ne peut gérer le pointage aux ateliers, par période.

2. Créer autant d'activités qu'il y a de périodes et d'ateliers : donc 5 périodes pour 6 activités et 8 pour les primaires (soit 5x6 + 5x8 = 78 activités). Avantage de cette solution, on peut inscrire un enfant à une activité et donc gérer facilement la volumétrie d'un atelier. Inconvénient : l'agent municipal va devoir inscrire 500 enfants à potentiellement 78 activités ...

Qu'en pensez-vous ? Quelle serait pour vous la meilleur méthode ?

En vous remerciant

Bonjour et bienvenue.
Apparemment la première.
Est-ce que tous les enfants passent dans toutes les activités ?
Il y a plusieurs possibilités de paramétrage.
Peux-tu poster un tableau Excel qui servirait d'exemple de planning ? (même sur un nombre restreint d'activités)

Bonjour

Merci du retour Je travaille en binôme sur ce dossier avec Raeds
Voici la démarche complète ci-dessous. Il faut tenir compte de la date de début des ateliers : ils commenceront le 1er septembre prochain (date de la rentrée des classes 2014 - 2015) et donc par effet domino, les inscriptions seront ouvertes à la population dès le mois de juin prochain.
Nous connaîtrons donc la liste des élèves potentiels mais pas leur classe.

Le service informatique municipal va au préalable récupérer la liste des élèves et les responsables légaux des enfants via Base Élèves. Les enfants postulants seront donc déjà intégrés à l'outil.

1. Un responsable légal inscrit un enfant via un formulaire papier à télécharger et positionne son enfant sur la ou les périodes voulues (de 1 à 5 : P1 = sept-oct, P2= oct-dec, ...).

2. Traitement du dossier par les services municipaux : ouvrir la fiche de l'élève, mise à jour de son contenu et des informations médicales, ... et affectation de l'enfant sur les périodes voulues. En parallèle, les classes étant connues, affectation par l'agent municipal de l'enfant à une classe.

3. Affectation des enfants à un groupe pour participer à l'ensemble des activités d'une période. Tous les enfants participeront à l'ensemble des activités possibles sur une même période, les groupes d'enfants changeant d'activités chaque semaine. Un seul créneau est accessible par semaine.
Pour les enfants de l'école maternelle : 6 activités par période (jeux collectifs, découverte de son corps, les arts, découverte du monde, l'éco citoyenneté, le vivre ensemble). Pour les enfants des écoles primaires : 8 activités par période (jeux individuels, jeux collectifs, manger-bouger, les arts, découverte du monde, l'éco citoyenneté, le vivre ensemble). 36 enfants possible par activité. Donc 216 places pour les maternelles par période et 288 places pour les primaires
Pour affecter les enfants à une activité, le personnel municipal doit accéder à la liste des enfants par période et par section (les CP, LES CM2, ...) voire par classe et imprimer ces tableaux. Ils organisent à la main dans un premier temps les groupes et lorsque tous les enfants sont répertoriés, ils retranscrivent les groupes dans Noethys.

Nous avons une demande également de planification des groupes par période et par semaine : nous sortons ici à fortiori du périmètre de Noethys.

Ok si j'ai bien compris, les périodes se succédant (je suppose délimitées par les petites vacances) toutes les activités fonctionnent en continu, de la rentrée de septembre aux vacances d'été.
Dans ce cas il faudra faire une unité de conso par activité (attention Noethys considère comme "activité" l'ensemble du paramétrage (TAP)-mais là il s'agit de divisions d'activité), du genre "journée jeux collectifs", journée "découverte de son corps", journée "les arts", etc...
et de remplissage "journée"
Il faut aussi distinguer les enfants par "groupes" . Reste à savoir si les enfants changent de groupe en changeant d'activité...
Un groupe est-il établi d'une manière ferme pour l'année scolaire quelle que soit l'activité?
C'est pour tout cela que je demandais une ébauche de planning sous Excel par exemple.

Bonjour,

Merci pour tes informations.

j'ai bien assimilé la notion de "consommations" et de groupes pour les enfants. Ceux-ci ne changent pas de groupes mais changent d'activités au cour des différentes périodes.

Notre méthode se définirait donc comme suit :
- Les périodes en activités.
- Les ateliers en regroupement d'activités.
- Les enfants répartis en deux groupes : "Maternelles" et "Primaires".
- Consommations sur le nombre de places par ateliers.

Cela te semble-t-il plausible ?

Merci d'avance

D'une manière globale un enfant est inscrit en fonction:
- de l'activité (attention au sens que l'on donne à ce vocable - ne pas confondre activité et atelier)
- du groupe auquel il appartient et que tu dois définir (rien à voir avec les groupes d’activités)
-de la catégorie de tarif mais je suppose que c'est tout gratuit, ce qui ne t'empêchera pas de définir un tarif à zéro qui t'ouvrira l'accès à certaines statistiques et permettra l'alerte lors d'un mauvais paramétrage dans la configuration de l'activité.

Pour exemple dans ma structure (je ne prends pas en compte les classes et il s'agit d'ALSH mais à la rentrée 2014 je vais aussi gérer les TAP) j'ai mis comme activités : ALSH, SEJOUR SKI, SEJOUR VOILE, THEATRE, PISCINE, ....j'en ai 48, beaucoup trop mais c'est dû à une mauvaise stratégie au départ (nous venons de fêter nos deux ans de Noethys...) où on créait une activité pour oui ou pour un non.
On créait même une activité par année ce qu'il ne faut pas faire. Il faut privilégier l'illimité et on joue avec les périodes tarifaires dans le tarif lui-même (même à zéro)

Après comme groupe nous avons défini : Petite section maternelle, moyenne et grande section maternelle, CP/CE1, CE2/CM parce que ça correspond à l'organisation de nos ateliers (fractions de l'activité)

Pour la catégorie de tarifs on a créé : 1 enfant commune, 2 enfants commune, 3 enfants et plus commune et la même chose pour les hors commune.
Mais quand c'est gratuit on met catégorie "unique"

Mais avant tout ça quand on paramètre une activité il faut définir des groupes dans l'onglet "groupes"
Celle partie doit toujours être renseignée même s'il n'y a qu'un groupe qu'on peut appeler "unique"
Nous avons distingué là les adultes, les ados et les enfants
Pour les TAP tu peux considérer qu'il faudra définir les ateliers par exemple.

La notion de temps et de période ne se définira pas puisque les ateliers sont toujours ouverts, mais là je manque de précision sur ton fonctionnement.
Est-ce que Noethys te servira à noter les présences ou est-ce juste pour organiser la gestion ?


Je rajoute: si j'ai bien compris ton fonctionnement il faut identifier comme ceci :
-2 groupes d'activités : maternelles et primaires
- groupes : les classes
- unités de consommation les journées atelier (une unité par atelier)

Non uniquement de la gestion. La notion de pointage ne sera pas prise en compte.

Ok pour les informations suivantes :

"-2 groupes d'activités : maternelles et primaires
- groupes : les classes
- unités de consommation les journées atelier (une unité par atelier) "

Par contre pour la notion de "Période" dans ta méthode, je ne vois pas comment différencier mes 5 périodes.
En gros, les parents inscrivent leurs enfants sur une ou plusieurs périodes de leurs choix ( de 1 à 5). Ensuite, la personne en charge de la gestion va répartir (former des groupes) avec le pool élèves à sa disposition et les dispatcher sur des ateliers.

Pour distinguer maternelles et primaires, vu le nombre d'ateliers je pense qu'il faut faire deux activités et un groupe de ces deux activités.
Je viens de faire une simulation.
Ça marche
A moins que tu exportes sur Excel pour scinder les deux niveaux...
Mais là tu parles de défaire les classes et de les reconstituer en groupes différents et aléatoires.
Ça ne sera pas possible.
Tu es sûr que les parents choisissent les périodes et pas les ateliers ? Les enfants sont bien aux TAP en toutes périodes non ?

Oui, les parents choisissent bien les périodes et non les activités et oui les enfants sont en TAP quelque soit la période et ce tout au long de l'année scolaire.

Pour la répartition en groupes aléatoires, sa semble en effet compliquer tout le procédé ...

C'est à dire qu'ils disent pour leur enfant qu'il sera dans tel atelier pendant telle période.
Donc il n'y a plus de notion de groupes puisqu'on le défait en permanence. Donc groupe unique dans le paramétrage (voire maternelles ou primaires avec une seule activité)
Mais cela veut dire qu'il faudra autant d'Unités de conso qu'il y a d'ateliers. Pourquoi pas ! Cela en ferait 14, c'est largement jouable