échange sur le paramétrage pour un centre social

Bonjour,
Je travaille dans un centre social dans la Vienne, et après des années de gestion de notre base adhérents par Access, nous souhaitions une solution plus 'globale' et avons découvert Noethys via le journal de l'Animation (Merci à eux !)
Le confinement est tombé à point nommé car il m'a permis d'étudier la bête et de travailler sur le paramétrage de nos activités (Accueil de loisirs enfants et ados, activités à l'année pour tout âges, sorties familiales...)
J'en suis maintenant à lancer l'asso sur l'utilisation de Noethys, et je suis donc en plein doute  ; ai-je bien fait mon paramétrage ? mes collègues retrouveront-ils les données dont ils ont besoin ?...
Je me tourne donc vers vous pour vérifier s'il y a des corrections à mener avant notre lancement de saison 2020/2021

Pour info, nous avons fait le choix de fonctionner en deux étapes :
- utilisation seulement en gestion de base de données adhérent pour 2020/2021, avec import de notre fichier 2019/2020 que j'adapte pour enfin passer en fiches familiales, et accessoirement adapter les numéros de téléphones et autres données à Noethys. J'ai quand même tenté le paramétrage global pour vérifier que le logiciel nous serait adapté, ce qui me semble être le cas.
- déploiement en suivi inscription pour nos accueils de loisirs et gestion des règlements toutes activités à partir de 2021/2022.

Mes questions à ce stade sont donc les suivantes :
- J'ai cru voir qu'il était préférable de créer les activités se répétant dans le temps en mode 'illimité' mais je ne comprends pas bien pourquoi... Je vais avoir besoin d'éditer des listings annuels de nos inscrits par activités et je n'ai pas l'impression que ce soit possible si l'activité est illimité.... La réponse a peut-être à voir avec la notion de consommations ? Pour les ALSH et nos sorties familiales j'ai bien mis en place un calendrier pour remplir des consommations, mais sur les activités annuelles je pensais me contenter de l'inscription à ces activités pour en valider la venue des adhérents...
- Si j'ai bien vu ce que j'ai vu, lors de l'import de ma base adhérent, je vais pouvoir attribuer mail et numéros de téléphones à tous les individus composant les familles. Par contre lorsque je saisi de nouvelles familles, je dois recopier manuellement les coordonnées de la famille (généralement un numéro de téléphone et un mail commun) pour chacun des individus... Dans mes recherches sur le forum j'ai cru voir que je n'étais pas la seule à chercher une solution à ça, mais peut-être y a t'il une méthode de saisie qui permet de concentrer ce type de coordonnées pour qu'elles apparaissent dans les listings d'inscriptions (généralement ce sont les enfants qui se retrouvent avec des coordonnées vides, et le listing devient très chargé quand je rajoute les colonnes des coordonnées des deux parents...)

Je ne sais pas si j'ai été claire,... En général ce n'est pas vraiment mon fort ^^

En tout cas je remercie grandement Ivan et Jakes ; nous fournir un tel logiciel et voir la réactivité que vous avez sur le forum pour l'enrichir et répondre à nos interrogations est vraiment exceptionnel !!!
D'ailleurs pour la petite histoire, notre directrice de l'ALSH nous parle toujours du site d'un centre en Bretagne qu'elle adore car il regorge de bonnes idées et de ressources... Nous venons de faire le rapprochement toutes les deux ; tout est donc lié !

Je pars en congé ce soir mais je suivrai vos réponses de loin et les appliquerai début août ; donc ne vous pressez pas pour moi et profitez de votre été,

à bientôt et merci pour vos retours,

Marie LANGELIER

Bonjour,
Noethys est adapté pour un centre social, ça fait 9 ans que je l’utilise dans cette configuration.Il est préférable d’utiliser les activités en illimité car on n’est pas obligé de les refaire les années suivantes et on est toujours à temps de mettre une date de fin (qui ne servira à rien).Les listings n’ont rien à voir avec les dates d’activités, puisque tu précises la période désirée. Pour les activités annuelles et forfaitaires l’inscription et la saisie d’un forfait crédit suffit. Néanmoins tu peux faire du pointage pour suivre la fréquentation en statistiques mais c’est facultatif. 
Inspire toi de Noethys prise en main ici :  https://noethys.com/index.php/assistance2/2015-07-19-17-23-04/ressources-communautaires/ressources/category/3-documentation
Pour les listings dont tu parles ça dépend de l’utilisation que tu veux en faire et ce que tu veux voir dedans.En 9 ans je ne me suis jamais posé la question.

MariLan écrit: Bonjour,
Pour info, nous avons fait le choix de fonctionner en deux étapes :
- utilisation seulement en gestion de base de données adhérent pour 2020/2021, avec import de notre fichier 2019/2020 que j'adapte pour enfin passer en fiches familiales, et accessoirement adapter les numéros de téléphones et autres données à Noethys. J'ai quand même tenté le paramétrage global pour vérifier que le logiciel nous serait adapté, ce qui me semble être le cas.
- déploiement en suivi inscription pour nos accueils de loisirs et gestion des règlements toutes activités à partir de 2021/2022.

C'est prudent, en fonction du nombre d'adhérents mais surtout en fonction du nombre d'utilisateurs à former.

MariLan écrit: - Si j'ai bien vu ce que j'ai vu, lors de l'import de ma base adhérent, je vais pouvoir attribuer mail et numéros de téléphones à tous les individus composant les familles. Par contre lorsque je saisi de nouvelles familles, je dois recopier manuellement les coordonnées de la famille (généralement un numéro de téléphone et un mail commun) pour chacun des individus... Dans mes recherches sur le forum j'ai cru voir que je n'étais pas la seule à chercher une solution à ça, mais peut-être y a t'il une méthode de saisie qui permet de concentrer ce type de coordonnées pour qu'elles apparaissent dans les listings d'inscriptions (généralement ce sont les enfants qui se retrouvent avec des coordonnées vides, et le listing devient très chargé quand je rajoute les colonnes des coordonnées des deux parents...)

Quand on passe d'une base de données fait maison à une base de données comme celle de Noéthys on a souvent la tentation de remplir tous les champs. Ce n'est pas toujours une bonne idée... mais tout dépend toujours de ton utilisation du logiciel. Par principe on ne devrait jamais copier une même information dans deux champs. Si le mail est le même pour deux parents, n'en remplis qu'un. Dans les envois de mail tu peux choisir d'envoyer à la famille ou à l'individu. Pour les numéros de téléphone, c'est à peu près pareil. Là où c'est un peu plus compliqué c'est pour l'utilisation de certains "listing papier" notamment en multi-site sans accès réseau.

Bonjour et merci pour vos réponses - et désolée de n'y répondre que maintenant, j'avais bien suivi la discussion de mon camping dans le canta, mais par smartphone c'était plus difficile de répondre ^^' ;

Noethys est adapté pour un centre social, ça fait 9 ans que je l’utilise dans cette configuration.

C'est effectivement un des témoignages qui m'a permis de convaincre la structure

Les listings n’ont rien à voir avec les dates d’activités, puisque tu précises la période désirée.

Alors que peut-être que je m'y prends mal pour l'impression des listings (= pour moi générer une liste d'adhérents fréquentant une activité sur une saison donnée, avec les informations importantes pour les directeurs et intervenants : contacts, coordonnées, âge,...) ; je passais par la liste des cotisations ou liste des individus, mais sauf erreur ça ne prends pas en compte la période correspondant au forfait facturé (exemple : pour participer à l'activité danse le petit Jean-Marc a réglé une cotisation en 2019/2020, et Sophie a réglé une cotisation pour 2020/2021, je cherche à avoir la liste des enfants fréquentant l'activité en 2020/2021 donc je ne devrai pas voir Jean Marc mais je devrai voir Sophie)... Par quel menu du logiciel passez-vous pour ce type de rendu ?

Par principe on ne devrait jamais copier une même information dans deux champs.
(...)
Pour les numéros de téléphone, c'est à peu près pareil. Là où c'est un peu plus compliqué c'est pour l'utilisation de certains "listing papier"
notamment en multi-site sans accès réseau.

et oui c'est notre cas, c'est pour ça que je cherchais comment saisir au mieux les fiches familles

Merci bien à vous pour vos retours !

Marie pour l'Arantelle

MariLan écrit: Alors que peut-être que je m'y prends mal pour l'impression des listings (= pour moi générer une liste d'adhérents fréquentant une activité sur une saison donnée, avec les informations importantes pour les directeurs et intervenants : contacts, coordonnées, âge,...) ; je passais par la liste des cotisations ou liste des individus, mais sauf erreur ça ne prend pas en compte la période correspondant au forfait facturé (exemple : pour participer à l'activité danse le petit Jean-Marc a réglé une cotisation en 2019/2020, et Sophie a réglé une cotisation pour 2020/2021, je cherche à avoir la liste des enfants fréquentant l'activité en 2020/2021 donc je ne devrais pas voir Jean Marc mais je devrais voir Sophie)... Par quel menu du logiciel passez-vous pour ce type de rendu ?

Bonjour,
Là tu es en train de décrire des fréquentations, pas des cotisations.
Il faut donc lister les fréquentations si tu veux éliminer les périodes non concernées.
Il faut bien comprendre que Noethys enregistre les inscriptions une fois pour toutes donc ce n'est pas non plus par ce biais qu'on va filtrer des périodes.
Je préconise d'utiliser l'état nominatif du menu consommations mais tout dépend des données que tu veux extraire mais encore faut-il que tu suives les présences.
Si tu pouvais montrer une page Excel de ce que tu veux obtenir (titre des colonnes), sachant que les titres de lignes seront les noms des adhérents qui ont fréquenté dans la période choisie.

Néanmoins dans la liste des cotisations en filtrant la période considérée, on peut ajouter des colonnes avec le bouton de configuration de la liste.

Bonjour Jakes et une nouvelle fois merci pour tes réponse et ton suivi !
Du coup comment enregistrer les fréquentations ? à part pour les accueils de loisirs je n'ai pas configuré de consommation, car l'inscription aux autres activités n'est pas lié à des notions de présence pour nous (c'est une inscription annuelle forfaitaire, que l'adhérent vienne régulièrement ou non)
Je vous joint un exemple de listing que nous remplissions manuellement jusqu'à présent... c'est ce type de résultat que je cherche à obtenir pour les animateurs et intervenants...
Bonne journée !
Marie pour l'Arantelle

Pratiquement impossible à réaliser du moins en une seule requête.
Les données relatives à l'identité de l'enfant (nom, prénom, adresse,...) sont reprises dans sa fiche individuelle.
Le QF, le numéro d'adhésion, les règlements sont du ressort de la fiche familiale.
Il peut y avoir des familles scindées.
Dans l'absolu c'est possible à condition de passer du temps et de maîtriser Excel (recherches verticales).
Mais le jeu en vaut-il la chandelle ?

Bonjour Jakes,
Du coup sauriez-vous quelle serait ma possibilité d'obtenir une version simplifiée (Nom, prénom, coordonnées familiales) d'individus fréquentant une activité sur une saison ? Je suis en train de me dire que, dans mon cas, il est peut être plus simple de conserver les activités en mode 'limitées dans le temps' pour l'avoir via les inscriptions comme je n'ai pas de consommations...
Bonne journée à vous !
Marie pour l'Arantelle

Bonjour,
Comment identifier les individus qui sont venus une saison donnée ?
Il y en a un encaissement de quelque chose ?