échange sur le paramétrage pour un centre social

Voila qui éclaire ma lanterne car j'avais du mal à suivre.
Je trouve dommage que vous ne fassiez pas la culbute d'un coup, ça va vous faire double travail dans l'immédiat, Noethys pouvant tout faire.

Effectivement il faut faire une cotisation spéciale pour les "non répertoriés". Ça te permettra d'avoir des stats.
Je l'ai fait pour ma part.
Tu as un outil efficace dans le menu Consommations; c'est l'état nominatif.
Mais si tu ne dis jamais à Noethys que Felix fait de la cuisine, il ne pourra rien restituer.
A moins que tu fasses des cotisations par activité.
Par exemple:
Cotisation Cuisine
Type 2020/2021
puis l'an prochain Type 2021/2022
Si tu m'envoies tous tes tarifs, cotisations/adhésions je peux t'aider.

Bonjour Jakes,
En fait j'ai fait mon paramétrage en utilisant l'inscription pour indiquer qu'un individu fait une activité. Cette inscription valide un tarif paramétré par activité (ou 0€ si l'activité n'est pas payante). Et j'ai paramétré les cotisations sur notre base d'adhésions annuelles à l'association (enfant/adulte/association)....
Du coup pour l'instant l'entrée "incriptions" me permet de savoir qui fréquente quelle activité cette saison, et l'entrée 'cotisation' me permet d'avoir accès à l'ensemble de nos adhérents...
Je t'envoies en pièce jointe le paramétrage d'un panel d'activité représentatif (une payante forfaitaire, une payante sur présentiel et deux sans participation financière dont une sans adhésion demandée), sachant que pour rappel, pour l'instant elles sont configurées en limitées dans le temps. Merci pour ta proposition de retours

J'avais une autre question pour le fonctionnement en réseau local tant que j'y suis. J'ai réussi un premier test en utilisant mon ordinateur comme serveur local (comme l'ordinateur qui nous sert actuellement de serveur n'avait pas la config requise pour MySQL) , mais nous allons avoir dans l'année une réinstallation de notre réseau avec serveur en NAS qui pourra donc être notre serveur local Noethys... On m'a dit qu'il pouvait être compliqué de 'déménager' une base de données MySQL et j'en ai déduit qu'il fallait mieux que je reste en fichier local sur un seul poste pour l'instant. Qu'en penses tu ?

Bonjour,
Je vais regarder ça.Dans un premier temps et pour répondre sans tarder à ta question sur le réseau.
Il n'y a aucun souci pour déménager une base de donnée avec Noethys. Je l'ai fait plusieurs fois.
De par mon expérience personnelle j'ai commencé par utiliser un PC du réseau local pour héberger la base, donc après y avoir installé MySQL.
Ceci imposait que ce PC soit toujours allumé. Ce n'était pas très rapide mais à l'époque nous n'avions que 3 postes avec Noethys sur la même box. 
D'autre part j'avais un besoin de stockage sécurisé.
J'ai donc acheté un NAS Synology et on a mis tous nos fichiers dessus (une dizaine de postes).
J'ai par la suite installé MySQL sur le NAS et la base Noethys.
Aucun gain de rapidité, voire plus lent que sur PC.
Normal un NAS est juste fait pour stocker.
Le nombre de postes Noethys est passé à 7 et là ce n'était plus gérable, des temps de réponse beaucoup trop grands.
De plus nous voulions nous connecter à distance et là le NAS ramait énormément, voire ne répondait plus.
Sur les conseils avisés de Lolo64 (ici sur ce forum) je me suis doté comme lui d'un serveur Cloud (TSE) chez IONOS-1&1 (après expérience malheureuse chez OVH).
Ça nous coûte 40€/mois mais nous nous connectons à 10 en simultané si besoin et à distance avec des temps de réponse parfois plus rapides qu'en monoposte.
J'ouvre Noethys aussi bien sur un ordi (n'importe lequel), une tablette et même mon smartphone.

@+ pour le paramétrage
Jakes

Comme déjà dit les inscriptions sont, dans Noethys un « portail » pour permettre la saisie de prestations, et ceci sans limite de temps.
Ce n’est donc pas par ce biais que tu vas connaître en temps réel si tel ou tel individu pratique une activité. Il peut être inscrit et ne pas pratiquer. Et tu ne pourras pas le désinscrire s’il a pratiqué au moins une fois.
A la limite la première année tu pourras éditer une liste des inscrits (ayant pratiqué ou non), mais dès la 2ème année tout se mélange sauf si on fait une activité par an, ce qui deviendra très rapidement lourd à gérer
-         Je vois que dans l’activité Accueil de loisirs, tu as créé des tarifs à la prestation journalière. C’est donc que tu vas saisir des présences, donc aucun souci pour avoir toutes les stats que tu veux, même en illimité
-         Quel est intérêt d’une activité « Conseil d’administration »vide de tout ? Si c’est pour avoir une liste des membres il vaut mieux créer une cotisation annuelle « CA » à 0€
-         Idem Recettes et astuces
-         Danse : tu auras les inscriptions sur une année donnée par la liste des prestations du menu Facturation, même en illimité, mais à condition de créer un forfait daté tous les ans en dupliquant le forfait de l’année précédente. Dans ce cas les lignes de tarifs doivent être limitées à la saison pour que Noethys sache quel forfait appliquer. Activité en illimité, tarifs limités.  

Attention à la définition des paliers : il ne peut pas y avoir un groupe 4/6 et un groupe 6/10.
L’enfant de 6 ans fait partie de quel groupe ? C’est mieux 4/6 et 7/10
Idem pour les paliers de QF : 0/565 puis 566/847 (et pas à nouveau 565)

Bonjour Jakes,
avec ton dernier message je crois que ça y est tout devient plus clair pour moi ; des fois on est empêtré dans des logiques qu'il est difficile de bouger ^^'
Je vais quand même résumer voir si j'ai bien compris ce que tu m'as expliqué...
- Les inscriptions aux activités et fiches individuelles/familiales sont illimitées dans le temps.
- Ce qui permet d'avoir des infos liées à la saison sont les tarifs des activités (forfaitaire ou présentiel, à nommer par saison et à limiter dans le temps, ensuite attribués automatiquement par Noethys).
- Pour les activités sans participation financière, l'astuce de suivi du nombre d'inscrit par saison peut se trouver en déclinant les cotisations, et pour les activités sans adhésion on peux créer des cotisations fictives à 0€. Le suivi saisonnier se ferait alors via le menu "liste des cotisations" en jouant avec les filtres.

c'est bien ça ?

Quelques questions cependant :
- Sauf erreur de ma part la liste des prestations pour avoir les inscrits d'une saison à une activité forfaitaire ne me permet pas d'éditer une liste avec les contacts des individus de la saison et c'est ce type d'édition dont j'ai vraiment besoin pour mes collègues...
- Est-ce que créer des cotisation fictives à 0€ ne va pas perturber nos stats annuelles (nombre d'adhérents réels par communes, QF, tranche
d'âge,...)
- Plusieurs activités forfaitaires ont une limite du nombre d'individus les fréquentant par saison (exemple 12 enfants max par groupe de danse). J'avais mis cette limite dans le paramétrage des activités (dans les groupes de cette activité / limite du nombre d'inscrits). Cette limite concerne t'elle le nombre d'inscrits à l'activité illimitée dans le temps (dans ce cas j'ai un problème) ou le nombre d'individus rattaché au tarif annuel ? D'ailleurs je cherche comment voir en un coup d’œil le nombre de places restantes sur des activités forfaitaires et sur des activités au présentiel... Et j'avoue que je n'ai pas encore bien compris comment limiter le nombre d'inscrits sur les activités avec présence/unité de consommation (standard ou évènementiel)

Merci pour l'alerte sur les paliers, particulièrement pour mes bornes de QF ! Pour les âges c'est qu'on a des 6 ans en maternelle chez les 4/6 et des 6 ans en CP chez les primaires... D'ailleurs l'attribution sur ces groupes peut-elle être automatisée en fonction de la date de naissance ?

Et merci aussi pour ton retour d'expériences sur les réseaux local/distant ! ça me donne de bonnes billes pour étudier ça tranquillement...

Bonjour,
Première partie : C'est bien ça !!!!

- Sauf erreur de ma part la liste des prestations pour avoir les inscrits d'une saison à une activité forfaitaire ne me permet pas d'éditer une liste avec les contacts des individus de la saison et c'est ce type d'édition dont j'ai vraiment besoin pour mes collègues...

Effectivement car comme tu l’as compris, dans Noethys il n’y a pas « d’inscrit d’une saison ».
Il faut que la pérennisation d’une saison sur l’autre soit matérialisée. Noethys ne peut pas deviner qui continue sauf si tu saisis une présence fictive.
Et les coordonnées et autres précisions personnelles des individus ne sont pas disponibles sur toutes les listes. Il y a aussi un souhait de confidentialité pour des précisions non diffusables à tout le monde.
Néanmoins il y a moyen de « bidouiller » des listes plus complètes. Tout dépend des données que tu veux afficher sur la liste.
Est-ce que ce sont des données qui peuvent varier au jour le jour (à éditer tous les jours).
Ou c’est juste pour avoir une liste annuelle ?
J’ai creusé une idée via la liste des consommations (liée à un jour donné), en utilisant les colonnes perso et les données qu’elles fournissent.
Auparavant il faut créer un questionnaire qui permettra de choisir une saison et cette saison apparaîtra dans la liste finale.
Puis il faudra renseigner dans chaque fiche individuelle la saison concernée, un genre de réinscription…
Avec 3 données demandées en colonnes perso voici ce que ça donne (PDF ou Excel)
Mais pour cela il faut oublier le forfait daté pour choisir un forfait crédit et cocher une présence fictive à tous les individus concernés (facile avec la saisie par lot) le jour où on veut éditer la liste, sinon pas de liste.


 

- Est-ce que créer des cotisation fictives à 0€ ne va pas perturber nos stats annuelles (nombre d'adhérents réels par communes, QF, tranche d'âge,...)

 
Une cotisation même fictive matérialise un adhérent ;où est le problème ?
Non il y a moyen de s’y retrouver, mais là je manque de précisions sur les tableaux que tu veux sortir.

- Plusieurs activités forfaitaires ont une limite du nombre d'individus les fréquentant par saison (exemple 12 enfants max par groupe de danse). J'avais mis cette limite dans le paramétrage des activités (dans les groupes de cette activité / limite du nombre d'inscrits). Cette limite concerne t'elle le nombre d'inscrits à l'activité illimitée dans le
temps (dans ce cas j'ai un problème) ou le nombre d'individus rattaché au tarif annuel ? D'ailleurs je cherche comment voir en un coup d’œil le nombre de places restantes sur des activités forfaitaires et sur des activités au
présentiel... Et j'avoue que je n'ai pas encore bien compris comment limiter le nombre d'inscrits sur les activités avec présence/unité de consommation (standard ou évènementiel)

Effectivement la limitation via les groupes ne tient pas compte des mouvements départ/arrivée des individus. Noethys compte le nombre d’inscrits depuis le départ de l’activité et prévient quand le nombre est atteint. C’est un peu dommage car même si on déclare un individu parti, on ne dispose pas de la place libérée.
On peut via le tableau de bord de la page d’accueil avoir un présentiel en temps réel, même sur les forfaits crédit mais aucune info sur le nombre de places restantes sur les activités forfaitaires en ce qui concerne les « inscriptions ».
En gros Noethys ne compte pas les forfaits enregistrés, seulement les prestations.
 

Autre possibilité:
- on garde l'idée du questionnaire avec la saison à choisir
On édite:
- La liste des individus répondant au questionnaire (Etat nominatif)
- La liste des individus 
Export Excel et recherche verticale pour fusionner les 2 listes

Bonjour Jakes, et encore merci ! je n'en reviens pas de ta réactivité sur le forum ^^

Malheureusement je vais manquer de temps pour appliquer tes dernières trouvailles ; je pars en congé maternité dans deux semaines, les inscriptions ont commencées et je dois former mes collègues pour Noethys la semaine pro... Les questionnaires me sont encore complétement inconnu... Du coup je regarderais ça à mon retour et avant la saison prochaine pour tenter le passage en durée illimité des activités comme c'est prévu à la base !
Pour l'instant le paramétrage en mode "activités saisonnières" sur lequel je suis partie par erreur donne les résultats escomptés ; on va démarrer avec cette base et je vais les prévenir que je vais la faire évoluer.
D'ailleurs je m'en rends compte depuis le lancement des inscriptions :  le gain de temps par rapport à notre ancien système est magique ; c'est un vrai bonheur !

à bientôt, enfin... à dans quelques mois ^^
Marie pour l'Arantelle

PS : pour la petite histoire nous avons longtemps eu ton homonyme dans notre conseil municipal

Tu es tombée enceinte au mauvais moment ! Faut calculer dans la vie !!!   
Si je ne suis pas mort je serai là pour t'aider à ton retour, et même avant si tu veux commencer chez toi avant de revenir.
Un peu de Noethys ça délasse ! 
Mais donne-toi du temps pour mettre ça en forme avant de lancer le paramétrage final, pas au moment d'une rentrée ! Surtout si tu as des collaborateurs qui participent.!!!

Pour mon homonyme c'était peut-être moi ! Mais je ne m'en souviens plus !   
Mon nom est très usité en Charentes/Périgord d'où je suis originaire. Pas étonnant qu'il y en ait en Poitou.
Fais-nous un joli bébé et profites-en bien !
A bientôt

Jakes